完全攻略・ビジネスメール(1)

私が本格的にビジネスメールの書き方を意識し始めたのは、こちらへ来て米系の会社で働き始めてからです。

当時、部署にネイティブでない人は私だけ。

英語でハンディがあると、実力も過小評価されがちなので、まずは自分でできることはきちんと勉強して、少しでもネイティブに近づこうと思ったのです。

 

本屋さんに行くと、ビジネスメールの本は山ほどありますが、日本の教科書英語と実際の英語のあまりのギャップに驚くことが多かったので(これについての過去記事は、こちらからどうぞ)、そうした本には頼らずに、OJT(On-the-job training=実際の仕事の中で覚えていく)の方法をとることにしました。

 

ビジネスメールの書き方を意識し始めてから数年が経ちますが、振り返ってみると、ビジネスメールは、コツと典型パターンを覚えてしまえば、スピーキングよりもはるかにマスターしやすく、すぐに効果が現れると思います。そこで、これから数回に分けて、私が発見した法則をご紹介したいと思います。

 

法則1:書き出しはファーストネームで

日本では、仕事上の付き合いであれば、社内、社外ともに、苗字で呼び合いますが、海外では、相手の名前で呼び合うことが一般的です。まだ会ったことがない相手、位が上の人に対しても、ファーストネームで問題ありません。

 

そのため、メールの出だしは、”Hi Mike,” “Cathy,”といった形になります。

 

ここでのポイントは、

・名前の前に”Hi”を付ける人が多いですが、特に付けなくても問題ありません。

・どうしてか分かりませんが、名前の後には必ず”,”を付けます。これは100%常にです。

 

法則2:結びに使う定形表現

文章の終わりの定形表現は、”Best regards,””Thank you,”です。日本語への直訳はありませんが、しいて言えば、”よろしくお願いします(Best regards)””よろしく(Thank you)”といった感じだと思います。

 

書き方としては、

Best regards,

Richard

 

Thank you,

Mary

 

といった感じです。

 

ここでのポイントは、

・”Best regards,”は少しかたい感じがして、正式メール(例えば銀行がお客さんに送るメール)に使われるため、通常の社内メールや社外メールでは、”Thank you,”が無難です。

・法則1と同じで、”Best regards””Thank you”の後にも必ず、”,”を付けます。

 

次回は、メール本文の書き方について書いてみたいと思います。

コメントを残す

以下に詳細を記入するか、アイコンをクリックしてログインしてください。

WordPress.com ロゴ

WordPress.com アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト /  変更 )

Google+ フォト

Google+ アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト /  変更 )

Twitter 画像

Twitter アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト /  変更 )

Facebook の写真

Facebook アカウントを使ってコメントしています。 ログアウト /  変更 )

%s と連携中