完全攻略・ビジネスメール(2)

昨日は一日中しんしんと雪が降り、NYの冬もいよいよ本格化してきました。

まだ始まったばかりの冬で、NY生活も長くなるとだいぶ慣れてきましたが、それでも、分厚くてオシャレ気ゼロのコートとお別れする季節が待ち遠しいです。

 

少し間が空いてしまいましたが、ビジネスメールの書き方の続き(過去記事はこちらからどうぞ)で、今回は本文の書き方について触れてみたいと思います。

 

改行のタイミングに注意!

まず、文法より何よりも、体裁に気をつけるだけで、ぐっとメールのレベルは向上すると思います。

その一番のポイントが、改行のタイミングです。

 

日本語では、ほぼ1文ずつ改行し、話題を変えるときに、1行空けて新しい段落を始めると思います。

 

例えば、下記のような感じです。

 

山本様

 

いつもお世話になっております。

 

先日お話いただきました見積もりで1点お伺いさせていただきたいことがございます。

この件で、先ほどお電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、留守番電話を残させていただきました。

お手すきの時に、お電話でお話できますでしょうか。

 

また、先日の会議でご質問いただきました件は、現在社内で検討中ですので、追ってご連絡させていただきたく思っております。

いつぐらいまでにお返事差し上げればよろしいでしょうか。

 

よろしくお願いいたします。

 

田中

 

一方で、英語のメールでは、1つの要件が続いている間は、改行を行いません。

上記を英語に直してみると、こんな感じです。(山本さんの下の名前は正和、田中さんの下の名前は京子と仮定)

 

Hi Masa,

 

Hope all is well.

 

I have a quick question on your quote that we recently talked about. I called you about it but you were not available and I left a voice message. Can you please call me back when you have time?

 

Also, regarding your question that came up during a meeting the other day, I will let you know after we talk internally. By when would you like to have our reply?

 

Thank you,

Kyoko

 

日本語を英語に直訳した場合、日本語と同じタイミングで改行したくなりますが、英語では、改行は話題が変わるまで待つのが正式な方法です。

とても不思議ですが、英語の場合改行なしの文章が読みやすく、日本語の場合改行ありの文章を読みやすく感じます。

改行しなくて文章を書き続けるのは意外と楽で、つい日本語の文章でも改行を忘れてしまいそうになりますが、日本語と英語では、文章の体裁まで違うのはとても面白いと思います。どうしてこのような違いが生じるのかは謎ですが、分かったらこのブログでいずれシェアしたいと思います。

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