昨日は一日中しんしんと雪が降り、NYの冬もいよいよ本格化してきました。
まだ始まったばかりの冬で、NY生活も長くなるとだいぶ慣れてきましたが、それでも、分厚くてオシャレ気ゼロのコートとお別れする季節が待ち遠しいです。
少し間が空いてしまいましたが、ビジネスメールの書き方の続き(過去記事はこちらからどうぞ)で、今回は本文の書き方について触れてみたいと思います。
改行のタイミングに注意！
まず、文法より何よりも、体裁に気をつけるだけで、ぐっとメールのレベルは向上すると思います。
その一番のポイントが、改行のタイミングです。
日本語では、ほぼ１文ずつ改行し、話題を変えるときに、１行空けて新しい段落を始めると思います。
例えば、下記のような感じです。
山本様
いつもお世話になっております。
先日お話いただきました見積もりで１点お伺いさせていただきたいことがございます。
この件で、先ほどお電話させていただきましたが、ご不在のようでしたので、留守番電話を残させていただきました。
お手すきの時に、お電話でお話できますでしょうか。
また、先日の会議でご質問いただきました件は、現在社内で検討中ですので、追ってご連絡させていただきたく思っております。
いつぐらいまでにお返事差し上げればよろしいでしょうか。
よろしくお願いいたします。
田中
一方で、英語のメールでは、１つの要件が続いている間は、改行を行いません。
上記を英語に直してみると、こんな感じです。（山本さんの下の名前は正和、田中さんの下の名前は京子と仮定）
Hi Masa,
Hope all is well.
I have a quick question on your quote that we recently talked about. I called you about it but you were not available and I left a voice message. Can you please call me back when you have time?
Also, regarding your question that came up during a meeting the other day, I will let you know after we talk internally. By when would you like to have our reply?
Thank you,
Kyoko
日本語を英語に直訳した場合、日本語と同じタイミングで改行したくなりますが、英語では、改行は話題が変わるまで待つのが正式な方法です。
とても不思議ですが、英語の場合改行なしの文章が読みやすく、日本語の場合改行ありの文章を読みやすく感じます。
改行しなくて文章を書き続けるのは意外と楽で、つい日本語の文章でも改行を忘れてしまいそうになりますが、日本語と英語では、文章の体裁まで違うのはとても面白いと思います。どうしてこのような違いが生じるのかは謎ですが、分かったらこのブログでいずれシェアしたいと思います。
